Una mudanza suele ser un dolor de cabeza, desde tener que buscar un nuevo lugar, luego tener que comenzar a guardar todo y finalmente el proceso de cambio es algo agotador, aún más si se trata de la oficina. Estos espacios suelen ser uno de los más difíciles para mudarse, sin embargo, esto no lo hace imposible.

Muchas veces dejamos que las complicaciones nos agobien, pero la verdad es que una mudanza puede ser un factor clave para el progreso de cualquier empresa. La mudanza además puede ser una buena oportunidad para decidir qué objetos deberán ser renovados y qué decoración de oficina se quiere tener.  Por supuesto, hay ciertas cosas que puedes hacer para que este proceso no sea tan difícil, desde qué cajas escoger, qué muebles llevar y cuáles dejar, qué debes hacer para notificar a los clientes, todo eso, debe ser planeado con anticipación, por eso, en Visita Casas te explicaremos paso a paso todo lo que debes hacer para planificar la mudanza de tu oficina.

La planificación siempre es lo primero

Hay que hablar claro, las mudanzas no son nada fáciles, y menos las de la oficina, tanto así, que muchas personas lo dejan a manos de profesionales. Sin embargo, muchas veces esto no es lo ideal, ya que muchas cosas se suelen perder en el proceso de la mudanza, por eso recomiendo que este proceso sea realizado por el mismo personal de la empresa, siempre y cuando sea una empresa pequeña.

Si es una empresa grande, entonces lo ideal es contratar a profesionales que tengan muy buenas referencias, para así, evitar cualquier tipo de contratiempos.

Ahora bien, la planificación debe de venir al menos 3 meses antes de mudarse, ya que en estos meses se podrá buscar un lugar nuevo. Esta parte siempre suele ser la más complicada. Buscar un espacio nuevo para nuestra empresa siempre es una tarea complicada.

Lo primero que debemos fijarnos es en la zona, esta debe de ser de fácil acceso, que tenga transporte público para que los empleados puedan llegar fácilmente, así como también, si es una zona comercial, o si está en pleno desarrollo. Todas estas cosas se deben de tomar en cuenta a la hora de buscar un lugar para mudar la empresa.

Luego de decidido el lugar, hay ciertas cosas que debes de tomar en consideración. Una mudanza es sinónimo de “hay que gastar dinero” los camiones de mudanza, la cancelación de los servicios del antiguo local, la renta y el depósito del nuevo local son cosas que no son tan económicas, por eso, en un lapso de 3 meses podrás poner al día el tema de las finanzas para que el día en que sea momento de irse, todo esté arreglado y sin contratiempos.

Los infortunios se pueden presentar si no se tiene todos los papeles al día, al menos que la mudanza se haga a un local nuevo, no se tendrá problemas con el nombre del antiguo propietario, pero de no ser el caso, y se decide alquilar un local con un antiguo arrendatario, entonces todo se debe colocar en orden. Las facturas de los servicios deben de estar a nombre de la empresa nueva, y esto en sinónimo de mucho tiempo en las empresas de los servicios.

Es por eso, que el tiempo de planificación debe ser respetado, para evitar cualquier problema en el futuro.

Estableciendo un equipo de mudanza

Cuando las empresas son pequeñas, lo ideal es que todos los trabajadores se involucren en la mudanza y que cada quien tenga una tarea en particular.

Recuerda que lo primero que deberás proteger son todos los equipos electrónicos, ya sea computadoras, impresoras, teléfonos. Estos deben ser embalados correctamente para así poder protegerlos. Sin embargo, estos aparatos deben ser los últimos en ser guardados, preferiblemente el mismo día de la mudanza; esto se debe a que siempre será necesario estar al tanto de lo que pasa con la empresa o los clientes.

Los roles

Se debe de establecer las personas que se ocuparán de guardar estos equipos. Lo siguiente es decidir las personas que se encargarán de los papeles, archivos y folders. Estos también son importantes, ya que muestran todos los registros de la compañía y nada se debe perder.

Estos documentos, deben ser guardados en cajas y luego esas cajas colocadas en bolsas impermeables, para así evitar que se mojen y se dañen.

El siguiente equipo es el de supervisión, este debe estar pendiente de que nada se quede y de que todo esté en orden. Deben ser los últimos en salir de la oficina y los primeros en llegar al nuevo lugar, de esa forma ellos podrán ver si algo se quedó en el viejo espacio y podrán dar indicaciones en la nueva oficina.

Y, por último, el equipo de los servicios, por lo general este equipo debe estar conformado por los encargados o jefes de la empresa, ya que de ellos dependerá que todos los servicios sean instalados en la nueva oficina, que el electricista vaya a colocar la luz e instalar el aire acondicionado y, sobre todo, alquilar los camiones para realizar la mudanza.

Aprender a desprenderse de todo lo prescindible

Una mudanza es el momento perfecto de decidir qué llevar, que se debe botar y que se va a vender. Muchas empresas en el proceso antes de la mudanza, hacen una operación limpieza, y esto es un muy buen consejo.

De esta forma, te puedes deshacer de todos los papeles innecesarios que sabes que no vas a necesitar, y, además. Puedes de una vez, organizar todo de una manera eficiente y así cuando sea la hora de colocar todo en la nueva oficina podrás hacerlo de forma rápida.

Sin embargo, existe algo con lo que muchas compañías tienen que lidiar a la hora de mudarse, y son los muebles. A veces compramos impulsivamente, no solo para nuestra casa, sino también para nuestra oficina y nos olvidamos de tal vez ese espacio sea el definitivo.

Es por eso, que recomiendo que, a la hora de comprar muebles para la oficina, sean muebles que puedas desarmar y armar con facilidad y que se adapten a cualquier espacio. Los muebles modulares son ideales para las empresas que se mudan frecuentemente. Empresas como IKEA venden estaciones de trabajos que se pueden armar rápidamente.

Si tienes el problema de que los muebles de tu antigua oficina no sirven en la nueva, no entres en pánico, esto tiene una solución. Lo primero que debes hacer es decidir con qué te vas a quedar. Si las sillas no son el problema, entonces no te deshagas de ellas, las puedes dejar en tu nueva oficina.

Comprar nuevos muebles suele ser un gasto muy grande, es por eso, que antes de comprar nuevos escritorios para la oficina, te recomiendo que vendas los antiguos, así de esa forma tendrás un presupuesto más grande para comprar los nuevos.

Siempre busca muebles en los que quepan al menos 4 personas. Está de moda las estaciones de trabajo compartidas, de esta forma, las ideas fluyen mejor y existe una respuesta más rápida ante las crisis. Las empresas grandes como Google, Facebook o Apple, implementan mucho esta forma de trabajo, y la verdad es que ahorra mucho más espacio.

Hora del embalaje

Cuando sean los últimos días de estar en la antigua oficina, pueden ir guardando todo en las cajas. Siempre de menor a mayor, es decir, desde las cosas que no vayan a utilizar inmediatamente hasta las cosas que siempre utilizar.

Como te dije anteriormente, las computadoras y aparatos electrónicos como los teléfonos deben ser guardados de último. Así como también todos aquellos papeles que sean importantes y de uso diario.

Es importante también que cuando se embalen todos los elementos estén muy bien protegidos, por eso, invierte en papel burbuja para que de esta forma si llega a ocurrir algún accidente o si alguna de las cajas se cae, no ocurra ningún daño mayor.

Otro punto que debes de tomar en cuenta es el sistema de cableado; muchas veces nos olvidamos de ellos, pero siempre son los que nos dan más dolores de cabeza. Si no nos aseguramos de que estén debidamente empaquetados, vamos a perder horas y horas tratando de desenredarlos.

Cuando se estén quitando lo ideal es que se vayan enrollando poco a poco, y que se puedan sujetar con una liga y cada cable se debe guardar en una bolsa diferente y colocarles el nombre, así no habrá confusiones y no se perderá tiempo a la hora de instalar todo.

Además, es importante que rotules todas y cada una de las cajas, de esta forma, se podrá facilitar la búsqueda de las cosas cuando se llegue a la nueva oficina. Recuerda que este proceso puede llegar a durar varios días.

En cuanto a los materiales de gran tamaño o volumen como los muebles, bibliotecas y libros, su mudanza se debe planificar con anticipación y se deben de hacer al menos con un día o dos antes de cerrar la vieja oficina. De esta forma, se puede ir organizando todo en el nuevo local.

Pasos finales

Uno de los pasos más importantes y que muchas empresas pasan por alto es la notificación a los clientes. Esto se debe hacer con anterioridad. Lo recomendable es hacérselos saber al menos con un mes de anticipación. En cada correo, como nota final se debe colocar un recordatorio de que en la fecha establecida la compañía estará en proceso de mudanza, y además también es bueno dejarles saber que tal vez por unas horas el proceso de comunicación no será posible.

Así, desde muchos días antes, los clientes sabrán que, aunque la empresa esté en proceso de mudanza, de existir algún inconveniente, el personal se estará comunicando a la brevedad posible. Siempre es importante dejar un número de emergencia a los clientes de ser necesario la comunicación.

También, tomar en cuenta que se debe actualizar todos los datos de la correspondencia, así como también la dirección de las redes sociales, además de la página web, si es posible, dejarle saber a todos los interesados, un mapa de la nueva localización de la oficina, además de innovador, sirve como una manera práctica para notificarles a los clientes y a todos los interesados en donde estará ubicada la nueva empresa, y así se evitará cualquier problema de localización.

Si el proceso de mudanza se hace con la planificación debida, no habrá mayores contratiempos y se podrá tener todo el tiempo necesario para acomodar el espacio de la nueva oficina y, transformarlo en el lugar que debe ser.

Referencias:

Consejos Útiles Para Mudanzas: Traslados de Oficinas

Cómo sobrevivir a la mudanza de la oficina

Las 6 claves para organizar una mudanza de oficina 

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