La mudanza de oficinas no se debe interpretar de la misma forma que la mudanza de los artículos del hogar. Ambas son diferentes en varios sentidos; siendo la más destacable que, en una transportamos objetos de gran valor sentimental, mientras que en la otra mayormente se trata de información, que puede ser confidencial. Por ello, no importa si se trata de una mudanza de oficinas pequeñas o grandes; el contenido a transportar puede afectar a muchas personas si cae en las manos equivocadas.

La mudanza de la oficina es el mejor momento para realizar una limpieza profunda a todo el hardware y/o gadget que tenemos. Muchas veces nos olvidamos que, estos artículos de oficina, también necesitan de un cariño.

Desde la impresora hasta las ruedas de las sillas, todo ello deberemos tomarlo en cuenta antes y durante la mudanza; el objetivo es dejar atrás todas las malas vibras y disfrutar al máximo del nuevo lugar.

Si estás por mudar tu sitio de trabajo y quieres que todo salga perfecto; quédate con nosotros aquí en Visita Casas y toma nota de estos útiles consejos y trucos que te daremos.

Preparación y planificación de todo, esa es la clave

Similar a una mudanza de la casa, la mudanza del lugar de trabajo requiere de planificación. Es necesario pautar con antelación los permisos para transportar la carga del lugar que se deja atrás y del nuevo. Aunque las normas pueden varias de local a loca y de un grupo de oficinas a otras; por lo general siempre se establece una hora específica para carga y descarga o recepción de paquetes grandes. Esto con el fin de evitar incomodidades a los clientes y a los empleados.

Puede que los horarios del nuevo lugar sean distintos a donde estés ubicado actualmente; lo que menos quieres es comenzar con el pie izquierdo, así que mejor haz la tarea y preséntate ante los nuevos “vecinos” si es que tendrás. Establecer buenas relaciones interpersonales antes de la mudanza y preparar el terreno personalmente; esa es la clave para no causar problemas mientras te instalas en el nuevo lugar.

Por tratarse de oficinas pequeñas, lo más seguro es que no lleve mucho tiempo desempacar; aunque eso no quiere decir que el trabajo esté hecho. Es importante que tengas ya en mente la nueva organización. Las mudanzas de oficinas realmente efectivas son aquellas que se planean antes de transportar los muebles y equipos.

Estudia las medidas del nuevo lugar y, de antemano, establece qué muebles subirán primero; utilizando cinta de enmascarar en el piso, podrás brindarle una guía clara a los de la mudanza para que coloquen el mobiliario de una vez en su lugar.

Eso sí, antes de ingresar el escritorio, las sillas y cualquier otro mobiliario; asegúrate que los servicios de agua, electricidad, internet y los equipos de seguridad como extintores, estén ya ubicados y funcionando.

No realices la mudanza si luego tendrás que mover las cosas para instalar o reparar algo; eso también incluye las labores de pintura.

Haciendo un mantenimiento previo a la mudanza

Es momento de reparar lo que sirve a medias y poner todo en orden. Si no lo haces ahora que estás cambiando de oficina, no lo harás cuando te instales en la oficina nueva, eso tenlo por seguro. Aprovecha esta oportunidad para recargar la tinta de la impresora; ya sea que utilices tóner o cartuchos de tinta recargables; utiliza este momento para desarmarla impresora y así evitar posibles manchas en el suelo de la nueva oficina.

Lo mismo aplica para la cafetera y para las consolas o CPU; internamente suelen acumular mucho polvo, ese polvo dentro de las computadoras puede causar un problema grave si se deja acumular.

Aunque no lo creas, las partículas de polvo pueden ser conductivas. En gran cantidad y, al momento de encender la computadora; éstas pueden causar un corto circuito si se encuentran todas aglomeradas en un solo punto o si son muchas. Ya que vas a trasladar la computadora; lo más seguro es que estas partículas de polvo se asienten en una zona del CPU y ocasionen este tipo de corto si no se limpian.

También es un buen momento para limpiar las ruedas de la silla. Este es un elemento que no solemos ver ni prestarle mucha atención, sin embargo; los cabellos y otros residuos se van acumulando en ellas hasta que la silla deja de deslizarse correctamente.

Como no es conveniente que traslades la silla armada dentro del camión de la mudanza; aprovecha el hecho de desarmarla para hacerle mantenimiento y lubricar los rodamientos de las ruedas.

Por último, deshazte de todos los archivos “muertos”. Al igual que en una mudanza del hogar, es bueno aplicar la regla de los 12 meses o los 5 años, es decir;

Si hace más de 12 meses que no lo utilizas ¡Tíralo!

Es momento de un nuevo comienzo, al menos un comienzo más fresco cuando se trata de mudanzas de oficinas; no lleves papeles ni archivos que no usarás más, eso también aplica para los archivos digitales.

Protege tu hardware y toda información confidencial

Por hardware nos referimos en su mayoría a los dispositivos de almacenamiento con información crucial de tus clientes. Aunque también hace referencia a otros componentes no electrónicos; es importante que prestes especial atención a esos documentos y a los discos duros.

Puede que sea más conveniente que viajes con ellos. En Visita Casas, les indicamos a las personas que desmonten los discos duros de sus computadoras durante las mudanzas de oficina; sobre todo cuando se tratan de varias computadoras.

No escatimes en plástico de burbujas para envolver a la hora de las mudanzas de oficinas, por más pequeño que sea el cargamento. Ten en cuenta que, si contratas a una compañía; al tratarse de una mudanza pequeña de seguro te ubicarán en el calendario junto a otros trabajos.

Por cuestiones de ahorrar tiempo, gasolina y ser más eficientes; no te extrañes si se enfocan excesivamente en la puntualidad, de seguro tendrás otra cita pautada para la siguiente hora. Por esa razón, es mejor prevenir y envolverlo todo bien; recuerda que, al tratarse de un servicio compartido y no dedicado únicamente a ti, de seguro será más económico.

Recuerda actualizar la información de tus Courier

Muchas personas olvidan este detalle, sobre todo cuando se trata de oficinas pequeñas que comparten un mismo buzón. En los grupos de oficinas establecidas en un mismo piso o edificio; es muy raro que todos los Courier tengan registrada la dirección individual de cada oficina.

Por esa razón es importante que actualices estos datos, de lo contrario seguirás recibiendo paquetes o documentos importantes a la otra dirección. Si tienes un casillero, tal vez debas considerar cambiarte; todo depende de la distancia que quede de tu nueva oficina.

Otro tipo de información que debes actualizar será la de los permisos, recuerda que, aunque tengas todo documento de este tipo vigente; por lo general estarán limitados a la antigua oficina y no la nueva, la menos algunos, esos permisos debes renovarlos incluso antes de mudarte para evitar problemas a largo plazo.

Aprende a distribuir las tareas según una cadena de custodia

Tan sencillo como una cadena de mando, una cadena de custodia es la que establece quien es responsable de qué datos. Puede que al tratarse de mudanzas de oficinas pequeñas no haya muchos empleados; pero de la misma forma en que dentro de la oficina cada quien tiene su responsabilidad y acceso a cierta información, así mismo debe mantenerse en la mudanza.

Quien lleve la contabilidad deberá tener bajo su responsabilidad la información de los libros contables. Si cuenta con una secretaria(o), encárgale que se comunique con los clientes de manera global y personal con los más importantes.

Informarles a los clientes de la nueva dirección de forma íntima, ayudará a fortalecer las relaciones y no alterará el vínculo; sobre todo cuando se trata de clientes que acuden regularmente a la oficina.

Cada persona deberá rotular sus cajas de forma ordenada y todos juntos deben asegurarse que dentro del camión que haga el servicio de flete; las cajas estén ubicadas en el mismo orden que se irán bajando para colocarse los equipos e implementos en la nueva oficina.

Una gran forma de garantizar que todo ha sido respetado y debidamente protegido es: comprar una etiquetadora con sellos únicos. Al igual que una etiquetadora corriente, pero; gracias a la cinta de sellos únicos podrás saber si alguien ha abierto esa caja en el transcurso de la mudanza de la antigua oficina a la nueva.

Consejos finales

Y si eres de los que hace las cosas por ti mismo(a) para asegúrate de que salgan bien; aquí te traemos algunos consejos que te serán de gran utilidad.

Un escritorio limpio y despejado es una fuente que ayuda a la creatividad y a la productividad. En esta nueva oficina tendrás la oportunidad de comenzar de cero la decoración, así que apunta a esos dos factores: creatividad y productividad.

Mantén sobre el escritorio únicamente lo necesario, aquello que utilices diariamente. Inculca a las personas que trabajan contigo a hacer lo mismo. Agregando un poco de color con una taza personalizada y el uso de post-it; los escritorios se verán alegres y desalojados.

Si no lo tenías, es hora de adquirir una repisa o al menos un archivero en el que guardes los documentos importantes pero que no se usan constantemente.

Utiliza carpetas colgantes para organizar las cosas dentro del archivero; también utiliza contenedores con divisiones para mantener un orden de las pequeñas cosas dentro de las gavetas.

Por último, recuerda que necesitarás colocar los dispositivos de almacenamiento como discos duros o SSD nuevamente en las computadoras. Habla con el personal de la mudanza para que coloque las computadoras sobre el escritorio, de esa forma se te hará más fácil realizar esta tarea.

Una vez que hayas armado los equipo colocando todo en su sitio; entonces es hora de ubicarlos siempre teniendo cuidado de hacer lo más invisibles posibles todo el cableado. Es por ello que en toda mudanza tus mejores aliados serán:

Tijeras
Cinta de enmascarar
Rotuladores
Etiquetadora

Mantén todos estos elementos a la mano y, por encima de todos ellos; recuerda hacer una lista o inventario de todo lo que irá en el camión. Aunque lo más importante pero ligero debería viajar contigo, será de gran utilidad llevar un control exhaustivo de todo lo que el flete debe descargar.